Backup na pequena empresa: o mínimo que todo escritório precisa

Quase toda empresa só pensa em backup depois de perder alguma coisa. Um disco que queima, um vírus que sequestra os arquivos, um notebook furtado ou alguém que apaga a pasta errada: em todos esses casos, quem tem cópia recente resolve em horas; quem não tem pode perder dados que levaram anos para juntar.

Backup não precisa ser caro nem complicado. Precisa ser automático, em mais de um lugar e testado.

O que precisa de cópia

Comece listando o que faria falta se sumisse hoje:

• Arquivos do dia a dia: documentos, planilhas, contratos, propostas.
• Dados do financeiro: notas, boletos, relatórios, arquivos do contador.
• Banco de dados do sistema de gestão (estoque, vendas, agenda, prontuários), se ele roda num computador da empresa.
• E-mails importantes, principalmente se ficam só no programa do computador.
• Fotos e projetos, quando fazem parte do trabalho.

Não se esqueça dos computadores "esquecidos": aquele da recepção onde alguém salva tudo na área de trabalho também conta.

A regra 3-2-1

Uma orientação simples e muito usada para não depender de uma cópia só:

1. 3 cópias dos dados: o original e mais duas.
2. 2 tipos de armazenamento diferentes, por exemplo, um disco externo e a nuvem.
3. 1 cópia fora da empresa, para o caso de furto, incêndio ou alagamento.

Com que frequência

Depende de quanto trabalho a empresa aceitaria refazer. Se perder um dia inteiro de lançamentos seria um grande problema, o backup precisa ser diário. Para arquivos que mudam pouco, uma cópia semanal pode bastar. O importante é que seja automático: backup que depende de alguém lembrar acaba ficando para depois.

Teste a restauração

Backup que nunca foi testado é só uma esperança. De tempos em tempos, escolha um arquivo ou uma pasta e restaure de verdade, para confirmar que:

• a cópia está completa e atualizada;
• os arquivos abrem normalmente;
• alguém da empresa sabe fazer a restauração, ou sabe a quem pedir.

Um checklist rápido

• Existe uma lista do que precisa de cópia?
• O backup roda sozinho, sem depender de alguém lembrar?
• Há cópia em pelo menos dois lugares, um deles fora da empresa?
• Pelo menos uma cópia fica protegida contra vírus (desconectada ou com versões)?
• Alguém confere se o backup está funcionando?
• A última restauração de teste foi feita há pouco tempo?

Se alguma resposta foi "não" ou "não sei", vale resolver agora, enquanto está tudo funcionando. Montar um backup bem feito leva pouco tempo; recuperar dados sem backup pode ser caro, demorado e, em alguns casos, impossível.